O jakie aspekty prawne musisz zadbać przed wejściem na rynek e-commerce?

Polski rynek e-commerce nadal notuje fazę wzrostu. Coraz więcej osób decyduje się na zakupy online i ten trend nie tylko będzie się utrzymywał, ale także wzrastał.

Nie dziwi więc fakt, że każdego dnia nowe firmy podejmują decyzję o wejściu na rynek e-commerce. Duży procent z nich robi to niestety w sposób nierozważny, zapominając o wymogach prawnych z tym związanych.

Brak odpowiedniego zabezpieczenia prawnego e-biznesu może skutkować dużymi karami, sięgającymi nawet do 10% przychodów firmy za cały rok rozliczeniowy! O co trzeba zadbać, aby zabezpieczyć swoje interesy? O tym przeczytasz poniżej.

Po pierwsze – regulamin

Prowadząc sklep internetowy bezwzględnie musisz zadbać o odpowiedni regulamin. Bez tego dokumentu umowa kupna nie zostanie zawarta prawidłowo. Konsumentom regulamin kojarzy się z dokumentem na 50 stron, którego nikt nigdy nie czyta. Początkujący sprzedawcy, często nauczeni właśnie takiego podejścia, traktują tworzenie tego dokumentu “po macoszemu”, nie skupiając się na tym, aby spełniał on wymogi wynikające bezpośrednio z ustawy o prawach konsumenta. W naszej pracy często spotykamy się z regulaminami, które mają 10 krótkich punktów. Zważywszy, że istnieje kilkadziesiąt obowiązków informacyjnych nałożonych na e-biznesy, można sobie łatwo wyobrazić jaki poziom prezentują takie dokumenty.

Jakie są główne obowiązki informacyjne, które trzeba zawrzeć w regulaminie?

• Opis usług elektronicznych świadczonych w sklepie internetowym
• Szczegółowy opis warunków zawierania umowy sprzedaży (zgodnie z wytycznymi ustawowymi)
• Sposoby i terminy płatności za produkty
• Sposoby dostawy przedmiotów, oraz jej koszty
• Warunki i sposoby składania reklamacji oraz procedury odstąpienia od umowy sprzedaży
• Przetwarzanie danych osobowych w sklepie internetowym

Co grozi za błędy w regulaminie i czym są klauzule niedozwolone?

Nieprawidłowe zapisy w regulaminie sklepu internetowego, które stoją w sprzeczności z wymogami ustawy o prawach konsumenta, są nazywane klauzulami niedozwolonymi.
Zgodnie z definicją: “są to postanowienia wzorców umów (np. regulaminów sklepów internetowych, ogólnych warunków umowy itp.), które kształtują prawa i obowiązki konsumenta w sposób niezgodny z powszechnie obowiązującym prawem. O abuzywności danych postanowień przesądza to, iż kształtują one prawa i obowiązki konsumenta w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami, a nadto taki układ praw i obowiązków powoduje rażące naruszenie jego interesów.”

Na straży prawidłowości tych zapisów stoi Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Ma on obecnie bardzo szerokie uprawnienia, decydując który zapis jest poprawny, a który można uznać za klauzulę niedozwoloną (inaczej – abuzywną). Jeśli sprzedawca stosuje zapisy niezgodne z ustawą to UOKiK może ukarać go grzywną w wysokości 10% przychodów całej firmy za poprzedni rok rozliczeniowy. Kara ta jest bardzo dotkliwa dla każdego przedsiębiorcy, bez znaczenia jakie przychody on osiąga. Na szczęście sposób jej uniknięcia jest banalnie prosty – wystarczy zadbać o to, aby regulamin sklepu internetowego był w 100% zgodny z przepisami polskiego prawa. Na rynku istnieje dużo firm prawniczych, które tworzą regulaminy i co równie ważne – biorą odpowiedzialność za jego treść.

Sprzedajesz na Allegro? Musisz posiadać odrębny regulamin

Sprzedawcy często zaniedbują ten aspekt, myśląc, że regulamin portalu Allegro jest wystarczający. Tak niestety nie jest. Regulamin allegro reguluje jedynie część obowiązków informacyjnych. Pozostałe należy umieścić w swojej zakładce informacyjnej. Klient przecież nie zawiera umowy sprzedaży z grupą Allegro, a bezpośrednio ze sprzedawcą. Dlatego w zakładce należy umieścić informacje na temat zwrotów, reklamacji, sposobów płatności, czy też dostawy produktów.

Czym jest GIODO i jakie nakłada obowiązki na sprzedawcę?

Co kryje się pod tą tajemniczą nazwą? Świadomość społeczna na temat tej instytucji jest nadal bardzo niska. GIODO, to Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, czyli państwowa instytucja stojąca na straży przestrzegania prawidłowego przetwarzania danych osobowych. Praktycznie każdy sprzedawca internetowy ma obowiązek zgłoszenia swojej firmy do tego organu. Jest to fakt, o którym nie ma pojęcia ⅓ osób zajmującym się handlem online! Co istotne – tego obowiązku należy dopełnić jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży.

Jak dokonać zgłoszenia firmy do GIODO?

• Ta procedura dla laika może wydawać się bardzo skomplikowana. Jakie kroki należy podjąć, aby zgłoszenie zostało poprawnie zarejestrowane?
• Opracować politykę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w firmie. Jest to dokument, który w przypadku kontroli GIODO musi być dostępny w siedzibie firmy.
• Przygotować instrukcję zarządzania systemem informatycznym. Podobnie, jak w przypadku punktu pierwszego, ten dokument musi znajdować się w siedzibie przedsiębiorstwa.
• Podpisać umowę powierzenia danych osobowych ze wszystkimi kontrahentami, którzy mają dostęp do baz danych osobowych zbieranych przez firmę.
• Sporządzić ewidencję pracowników firmy, którzy mają dostęp do danych osobowych klientów.

Gdy powyższe dokumenty zostaną przygotowane należy rozpocząć procedurę internetowego zgłoszenia na stronie internetowej https://www.uodo.gov.pl/. Znajduje się tam przejrzysty generator wniosków. Wszelkie informacje należy podać rzecz jasna zgodnie ze stanem faktycznym.
Po prawidłowym wypełnieniu wniosków należy je wydrukować, podpisać i przesłać do siedziby GIODO.
Po wysłaniu wniosków można rozpocząć już przetwarzanie danych osobowych, czyli krótko ujmując – zacząć sprzedawać. Rozpatrywanie wniosków trwa nawet kilka miesięcy, aczkolwiek zgodnie z prawem, nie musimy czekać na ich pozytywną weryfikację.

Jak widać – cała procedura nie należy do najprostszych. O ile samo wypełnienie wniosków jest dość łatwe, to opracowanie firmowej dokumentacji wymaga dużego zaangażowania pod względem czasu. Niezbędna też czasem okaże się interwencja specjalisty od ochrony danych osobowych, aby mieć pewność, że wszystkie procedury w dokumentacji zostaną opisane prawidłowo.

Jakie kary grożą za nieprawidłowe przetwarzanie danych osobowych?

Kary przewidziane w ustawie o ochronie danych osobowych są znaczące. Kto przetwarza w zbiorze dane osobowe, do których przetwarzania nie jest uprawniony, naraża się na karę grzywny, karę ograniczenia albo pozbawienia wolności do lat 2.

Dla zwykłego sprzedawcy internetowego kary, które przewiduje ustawa o ochronie danych osobowych wydają się ogromne. Wielu właścicieli e-przedsiębiorstw do dzisiaj żyje w nieświadomości, często nie mając najmniejszego pojęcia o istnieniu instytucji GIODO, a co dopiero mówić o obowiązku zgłoszenia. Kary faktycznie mogą sprawiać wrażenie wyolbrzymionych, zwłaszcza biorąc pod uwagę zazwyczaj niską szkodliwość (podkreślmy słowo zazwyczaj) niedopełnienia obowiązków przez administratora danych. Czy należy się zatem bać? Na pewno nie należy popadać w panikę. Kary pozbawienia bądź ograniczenia wolności w przypadku tej ustawy są bardzo rzadko stosowane. Zazwyczaj postępowanie kończy się na zobowiązaniu do zaniechania nieprawidłowych praktyk, bądź na karze grzywny. Jeśli, drogi czytelniku, jesteś sprzedawcą internetowym i nie spełniłeś obowiązku rejestracji zbiorów w GIODO jak najszybciej tego dokonaj.

Podsumowanie

Już wiesz, że dwa główne wymogi prawne, które musi spełnić sprzedawca przed rozpoczęciem handlu e-commerce to posiadanie prawidłowego regulaminu, oraz spełnienie obowiązku rejestracji w GIODO. Oczywiście nie należy spłaszczać obowiązków tylko do tych 2 aspektów. Równie ważne jest przestrzeganie praw konsumenta na co dzień, podczas zawieranych transakcji. W dzisiejszych czasach mamy do czynienia z coraz bardziej świadomymi konsumentami, którzy przed podjęciem decyzji zakupowej weryfikują opinie na temat firmy i sprawdzają czy sprzedawca działa Prokonsumencko. Z naszego doświadczenia wynika jednoznacznie, że przedsiębiorca stosujący dobre praktyki ma większą szansę odnieść sukces na trudnym rynku e-commerce.