Faktura proforma a faktura VAT – czym się różnią?

Posiadając hosting, domenę, certyfikat SSL lub Cloud Server w LH.pl zaważyłeś zapewne, że w momencie zbliżającego się końca terminu ważności usługi, na Twoim koncie abonenckim pojawia się faktura proforma. Na jej podstawie możesz dokonać opłaty na kolejny okres abonencki. 

Warto podkreślić, że opłaty możesz dokonać w najwygodniejszy dla Ciebie sposób np. za pomocą karty płatniczej, BLIK, czy też przelewu tradycyjnego. Wybór szybkich metod płatności spowoduje wręcz natychmiastowe zaksięgowanie wpłaty na koncie, a co za tym idzie odnowienie usługi na kolejny okres abonencki.

W momencie zaksięgowania Twojej wpłaty przez nasz system faktura proforma znika z Twojego konta abonenckiego. Natomiast w ciągu 7 dni od zaksięgowania wpłaty zostaje wystawiona faktura vat z datą księgowania środków na naszym koncie. Poniżej rozwinę zagadnienie faktura proforma a faktura vat i dowiesz się, czym obie faktury się różnią.

Co to jest faktura proforma? Czy to dokument księgowy?

Faktura proforma używana jest przede wszystkim w celu zaprezentowania konkretnej oferty na towary, czy też usługi. W przeciwieństwie do faktury vat nie jest dokumentem księgowym. Ma charakter przede wszystkim informacyjny. Swoją strukturą przypomina każdą inna fakturę, poza tym że posiada dopisek: faktura proforma. Jako, że faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, nie spoczywa na odbiorcy obowiązek jej opłacenia. Jeśli natomiast treść, jak również kwota na fakturze proforma są zgodne to można dokonać opłaty w celu nabycia np. usługi.

Faktura proforma pozwala na bardzo czytelny i prostu sposób przedstawienia dokładnych kosztów związanych z zakupem np. usługi. Jeśli klient wycofa się z zakupu przedsiębiorca nie musi płacić podatku z tytułu tejże faktury.

Kiedy wystawia się fakturę pro forma?

Fakturę pro forma wystawia się na żądanie klienta lub jako forma wstępnego potwierdzenia zawarcia umowy. Jest to dokument określający warunki transakcji handlowej i potwierdzający zobowiązania jednej ze stron do świadczenia usług lub dostarczenia towaru. Faktura pro forma nie ma jednak charakteru dokumentu rozliczeniowego, ponieważ nie powoduje zmian w stanach finansowych klienta ani dostawcy. Jest to swoisty rodzaj wstępnego zobowiązania, które może być wykorzystane do potwierdzenia warunków umowy przed jej finalnym zawarciem. Przy wystawianiu faktury pro forma należy pamiętać o dokładnym sprecyzowaniu warunków handlowych oraz o uwzględnieniu wszelkich niezbędnych danych dotyczących transakcji. To ważne, aby zapewnić klarowność i przejrzystość dokumentu oraz uniknąć późniejszych nieporozumień między stronami umowy

Co to jest faktura vat?

Faktura vat w przeciwieństwie do faktury proforma stanowi dokument księgowy. Wystawiana jest przez czynnych podatników vat. Faktura vat jest najczęściej stosowanym dokumentem w obrocie gospodarczym. Stanowi podstawę rozliczeń z Urzędem Skarbowym. Wystawienie jej automatycznie powoduje nastanie obowiązku podatkowego. Co ciekawe, na fakturze vat nie ma konieczności zamieszczania pełnego dopisku: Faktura vat, wystarczy uwzględnienie samego: Faktura. Jest wiążąca zarówno dla samego nabywcy, jak i sprzedającego. Nabywca zobowiązany jest to uiszczenia wskazanej na fakturze vat kwoty, natomiast sprzedawca to odprowadzenia podatku.

Warto podkreślić, że istnieje także możliwość wystawienia faktury bez vat. Dotyczy to przede wszystkim przedsiębiorców, którzy zostali zwolnieni z płacenia podatków od towarów i usług. Wspomniane dziedziny zostały dokładnie opisanie w ustawie o VAT.

Faktura proforma a faktura vat – czym się różnią?

Jak już zdążyłeś przeczytać, nie ma zbyt wielu różnic między fakturą proforma a fakturą vat. Najważniejszym elementem jest jej tytuł, a zatem jeśli na fakturze znajduje się zapis „faktura proforma” to od razu wiemy, że jest to pewnego rodzaju dokument ofertowy, nie mający charakteru księgowego. Faktura VAT z kolei jest już dokumentem księgowym i powstaje automatycznie obowiązek podatkowy.

Jakie elementy powinna zawierać faktura?

Na rządowej stronie serwisu informacyjno-usługowego dla przedsiębiorcy wskazano podstawowe elementy, jakie powinny znaleźć się na fakturze. Do najważniejszych należą:

• data wystawienia dokumentu
• data realizacji
• numer dokumentu, nadawany zgodnie z przyjętym w firmie systemem księgowym
• imię i nazwisko lub nazwę podatnika oraz adres
• dane nabywcy oraz adres
• numer pozwalający na identyfikację podatnika (w UE jest to VAT-UE)
• określenie nazwy usługi/towaru
• wskazanie ilości np. towaru
• cenę netto
• stawkę podatku
• łączna kwotę należności do zapłaty

Skutki wystawienia faktury pro forma

 Skutki wystawienia faktury pro forma mogą być różne w zależności od konkretnego przypadku. Zazwyczaj faktura pro forma nie ma mocy prawnie wiążącej i nie może być uznana za dokument służący do rozliczeń handlowych. Jednakże, wystawienie faktury pro forma może być konieczne w przypadku zawierania umów międzynarodowych, gdzie kontrahenci wymagają potwierdzenia warunków transakcji przed dokonaniem płatności lub dostarczeniem towaru. Skutkiem wystawienia faktury pro forma może być również związane z odliczeniem zaliczek podatkowych przez przedsiębiorcę oraz ułatwienie kontrahentowi uzyskania kredytu handlowego. Ważne jest jednak pamiętać, że faktura pro forma nie może zastąpić prawidłowej faktury VAT i nie może być używana do celów podatkowych. Dlatego konieczne jest dopełnienie formalności i wystawienie prawidłowej faktury po zrealizowaniu transakcji.

Podsumowanie

Faktura proforma a faktura vat – po przeczytaniu tego poradnika to zagadnienie nie będzie Ci już obce. Najważniejsze to pamiętać, o tym że faktura proforma nie jest dokumentem księgowym i nie nakłada obowiązku podatkowego, tak jak ma to miejsce w przypadku faktury vat. W przypadku faktury proforma dochodzi to przedstawienia oferty cenowej na konkretne usługi, czy też towary. W przypadku faktury vat do chodzi do obowiązku realizacji zlecenia zarówno przez jedną, jak i druga stronę.