Web developer bez firmy: alternatywy dla działalności gospodarczej

Czy web developer musi mieć jednoosobową działalność gospodarczą? Takie pytanie zadaje sobie wielu specjalistów z branży tworzenia stron www.

Nieważne czy pracujesz na gotowych rozwiązaniach, takich jak WordPress, czy korzystasz z HTML i CSS, czy zajmujesz się pisaniem kodu od podstaw: klient może zapytać Cię o fakturę. Dobra wiadomość dla Ciebie? Własna firma nie jest potrzebna, aby rozliczać się B2B.

Własna firma web developera: czy musisz ją mieć?

Pracodawcy na rynku IT wiedzą, że najwygodniejsze rozliczenie z programistą to faktura VAT. To rozwiązanie staje się popularne także w innych branżach związanych z kodowaniem.

Własna firma oznacza możliwość wystawiania faktur – które mogą przekonać zleceniodawcę do Twojej oferty. Prowadzenie działalności gospodarczej to również dopisywanie do kosztów firmowych wydatków, jakie ponosisz w związku z wykonywaniem zleceń.

Ponadto osoby prowadzące działalność gospodarczą mają do wyboru korzystne alternatywne formy opodatkowania, niedostępne dla osób fizycznych, np. podatek liniowy i ryczałt.

Własna firma: czy to ryzykowne?

Choć istnieją różne formy prowadzenia działalności gospodarczej i związane z nimi alternatywne formy opodatkowania, nie wszyscy specjaliści decydują się na rejestrację firm. Dlaczego?

Osoby prowadzące działalność gospodarczą, nawet te osiągające dobre zarobki, boleśnie odczuwają konieczność opłacania miesięcznych składek na ubezpieczenie społeczne. Podobnie obowiązkowa składka zdrowotna, chociaż zmienia się w zależności od różnego poziomu dochodów, potrafi zniechęcić do utrzymywania firmy.

Z kolei Polski Ład i regularnie ogłaszane nowe planowane zmiany prawne sprawiają, że wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, czy któraś z nich realnie może zagrozić swojemu biznesowi?

Tworzenie stron www: czy własna firma się opłaca?

Na to, czy opłaca Ci się własna firma, wpływają trzy rzeczy:

• jakie masz alternatywę dla wystawiania faktur jako firma?
• czy opłaca Ci się utrzymywać firmę, aby odliczać od podatku zakupy jako koszt?
• czy zarabiasz dość dużo, aby opłacać składki ZUS?

Jako freelancer, który wykonuje zlecenia dla klientów, masz kilka sposobów na legalne wystawianie faktury VAT jako osoba fizyczna. Jeśli Twoje wydatki firmowe są niewielkie, prowadzenie firmy może być dla Ciebie mało opłacalne. Przykładowe kalkulacje porównawcze dla różnych poziomów przychodów i kosztów znajdziesz w tym tekście.

Jak zastąpić działalność gospodarczą?

Kiedy jesteś osobą fizyczną i nie korzystasz z żadnej formy prowadzenia działalności gospodarczej, polskie prawo daje Ci możliwość wystawiania faktur.

Istnieje kilka popularnych rozwiązań, z których może skorzystać każdy programista i web developer.

Co zamiast działalności gospodarczej: działalność nierejestrowana

Działalność nierejestrowana to alternatywa dla Ciebie, jeśli masz niewielu klientów, a zlecenia przynoszą Ci niewielkie dochody.

Działalność niezarejestrowana pozwala Ci wystawiać faktury, ale pod kilkoma warunkami. Przede wszystkim nie możesz zamknąć firmy, aby przejść z niej skorzystać. To rozwiązanie jest dostępne dla osób, które nie prowadziły działalności w ogóle lub zamknęły ją minimum 5 lat wcześniej.

Działalność nierejestrowana: najważniejsze zasady

Aby wystawiać faktury w ramach tej formy działalności, musisz spełnić jeszcze trzy warunki.

• Prowadzić uproszczoną księgowość
• Samodzielnie obliczać i odprowadzać podatek dochodowy
• Nie możesz przekroczyć miesięcznego limitu przychodów

Limit przychodów na działalności nierejestrowanej wynosi połowę minimalnego wynagrodzenia krajowego brutto, a więc w roku 2023 będzie to odpowiednio 1745 PLN do czerwca i 1800 PLN od czerwca.

Po odliczeniu podatku “na rękę” na działalności nierejestrowanej miesięcznie nie możesz zarobić więcej niż 1400 PLN. Jednocześnie nie skorzystasz tu z ulg obniżających podatki, jak koszt uzyskania przychodu, dostępny w umowach cywilnoprawnych.

Co się stanie, jeśli przekroczysz limit przychodów w działalności nierejestrowanej?

Kiedy przekroczysz limit przychodów w działalności nierejestrowanej, masz obowiązek w ciągu 7 dni zarejestrować firmę. To poważny haczyk, jeśli szukasz alternatywy dla prowadzenia działalności gospodarczej.

Pamiętaj, że limit dotyczy przychodów, a więc łącznej kwoty, na jaką wystawisz faktury w danym miesiącu. Nawet jeśli klient nie opłaci rachunku i nie otrzymasz pieniędzy w terminie, wystawiony dokument wlicza się do limitu.

W praktyce to rozwiązanie nie jest zatem najlepszym wyborem dla specjalistów IT, którzy chcą pracować więcej i osiągać wyższe dochody. Nie jest to także rozwiązanie dla tych z Was, którzy nie mają czasu na samodzielną księgowość.

Czym zastąpić firmę: serwisy dla freelancerów i Useme

Inne narzędzia do fakturowania dla specjalistów od kodowania stron www – to serwisy dla freelancerów, takie jak Useme.

Useme pozawala specjalistom z branży IT i stron www na legalne wystawianie faktur. Łączy korzyści umowy cywilnoprawnej dla Ciebie (niższy podatek, wygodne rozliczenie, zero obowiązków księgowych) z korzyściami, jakie faktura VAT daje Twojemu klientowi (łatwość rozliczenia w księgowości, niski koszt).

W Useme nie ma abonamentów – płacisz wtedy, kiedy korzystasz. Za swoją usługę serwis pobierze niewielką opłatę, proporcjonalnie do wartości projektu.

Jak działa wystawianie faktur w Useme?

Useme proponuje prosty sposób wystawiania faktur dla osób fizycznych. Wypełniasz formularz na stronie serwisu, w którym opisujesz swój projekt – i gotowe.

Useme wysyła fakturę do Twojego klienta i jednocześnie zawiera z Tobą umowę o dzieło lub zlecenia, stając się Twoim zleceniodawcą.

Rozwiązanie to możesz również wykorzystać, kiedy rozpoczynasz współpracę z nowym klientem. Zleceniodawca wpłaca środki do Useme, a serwis wypłaca Ci je, kiedy ukończysz projekt. W ten sposób zyskujesz gwarancję, że otrzymasz zapłatę za wykonaną pracę.

Korzystając z alternatywy dla własnej działalności gospodarczej, jaką daje Useme, nie musisz też troszczyć się o podatki. Serwis odprowadza je do właściwego urzędu skarbowego i na koniec roku wystawia Ci PIT 11 jak inni Twoi klienci.

Co więcej, nie obowiązują Cię tu żadne limity finansowe ani ograniczenia w liczbie ani wartości wystawianych faktur.

Czym zastąpić firmę: inkubatory

Inkubatory przedsiębiorczości użyczają osobowości prawnej w zamian za abonament. Posługując się NIPem inkubatora wystawisz więc fakturę i dokonasz firmowych zakupów.

Przedsiębiorca związany z inkubatorem musi jednak liczyć się z mniejszą niezależnością i wolniejszymi rozliczeniami oraz miesięczną opłatą za usługi. W momentach, kiedy masz mniej klientów lub odpoczywasz na wakacjach, nadal ponosisz koszt usługi, z której nie korzystasz.

Faktura od osoby fizycznej: kontrowersje

To, czego na pewno nie możesz robić, to prosić znajomych przedsiębiorców o wystawienie faktury za Ciebie. Takie działanie to firmanctwo i narusza przepisy: osiągasz dochód, którego nie dokumentujesz i od którego nie odprowadzasz podatku.

Legalne rozliczenie B2B bez działalności gospodarczej to działalność niezarejestrowana, w której działasz w oparciu o ustawę Prawo Przedsiębiorców, rozliczenie przez Useme lub umowa z inkubatorem przedsiębiorczości.

Legalne sposoby wystawiania faktur VAT przez osoby fizyczne chronią Cię przed naruszaniem prawa. Za wystawione dokumenty i szczegóły rozliczenia zawsze odpowiada serwis, który oferuje taką usługę.

Rozliczenie bez faktury: umowy cywilnoprawne

To rozwiązanie znasz pewnie z własnego doświadczenia. Kiedy nie masz firmy i nie wystawiasz faktur w inny sposób, klient podpisze z Tobą umowę o dzieło lub umowę zlecenia. Czym się różnią?

Na umowie o dzieło wykonujesz konkretne zamówienie i tworzysz nowy produkt: sklep online, stronę www, aplikację mobilną lub obsługiwaną w przeglądarce.

Umowa zlecenia to umowa starannego działania. Oznacza to, że nawet jeśli w wyniku Twojej pracy nie powstanie nowy produkt, otrzymasz wynagrodzenie za poświęcony czas i staranie. Do takich prac zaliczają się np. moderacja czy pomoc techniczna świadczona w abonamencie.

Umowa o dzieło i zlecenia: różnice dla webdevelopera

Z Twojej perspektywy obie umowy różnią się tym, jaką kwotę netto otrzymasz na rękę. Podatek w umowie o dzieło można bowiem obniżyć przekazując prawa autorskie do wykonanego projektu. To tak zwany koszt uzyskania przychodu, który określa, jaka część Twojego wynagrodzenia będzie zwolniona z podatku. Ulga wynosi od 20% lub 50%.

Umowa zlecenia nie daje takiej możliwości. Koszt uzyskania przychodu zawsze wynosi w niej 20%. Dodatkowo od umów zlecenia trzeba będzie odprowadzić składki ubezpieczeniowe.

Dlaczego klienci nie chcą zawierać umów cywilnoprawnych?

Zleceniodawcy nie chcą podpisywać umów, bo oznacza to dla nich dodatkowe formalności, np. rejestracja umowy w ZUS i obowiązek wystawienia PIT 11. Zleceniodawca odprowadza też za Ciebie podatek.

To, co dla Ciebie oznacza wygodę, dla zleceniodawcy odpowiedzialność finansowa w przypadku pomyłki. Wszystko to sprawia, że klienci częściej wybierają programistów i web developerów, którzy wystawiają faktury VAT.

Rozliczenie bez firmy: jakie rozwiązanie jest najlepsze?

Zanim podejmiesz decyzję, odpowiedz sobie na dwa pytania:

• jak często wykonujesz zlecenia?
• czy jest to Twoje główne źródło utrzymania?

Jeśli tworzenie stron www jest dla Ciebie głównym źródłem dochodów, na działalności nierejestrowanej szybko przekroczysz limit i konieczna będzie rejestracja działalności gospodarczej.

Jeśli zlecenia wykonujesz nieregularnie lub są dla Ciebie dodatkowym źródłem zarobku, najwygodniejsze będą umowy o dzieło oraz rozliczenie w Useme.

Rozwiązania, które nie wymagają opłacania abonamentu, możesz łączyć i stosować wymiennie w elastyczny sposób. Wybierasz to, które w danym momencie jest dla Ciebie najszybsze i da Ci najwyższe zarobki.

Jak się rozliczać bez firmy? Podsumowanie możliwości

Jakie korzyści może przynieść zmiana formy prawnej dla web developera? Jeśli nie zakładasz własnej działalności gospodarczej lub decydujesz się ją zamknąć, zamieniasz możliwe formy opodatkowania na podatek na zasadach ogólnych, ale zyskujesz różnorodne ulgi, takie jak koszt uzyskania przychodu i kwota wolna od podatku.

Rejestracja działalności gospodarczej to dodatkowe koszty i obowiązki, których można uniknąć, korzystając z alternatyw. Część z nich wciąż daje możliwość wystawiania faktur jak firma.

• Rozliczenie w Useme – łączy korzyści umowy o dzieło i faktury VAT
• Działalność nierejestrowana – pozwala wystawiać faktury do określonej wartości
• Inkubatory – dają osobowość prawną, ale wymagają miesięcznych opłat
• Umowy cywilnoprawne – obniżają podatki, ale nie dają możliwości rozliczenia B2B

Na rynku działa wielu web developerów i programistów posiadających doświadczenie i umiejętności, o bogatym portfolio, którzy nie mają własnych firm – nie jest to warunek, aby działać w branży IT. Rozliczaj się więc B2B, dopasowując do swoich potrzeb istniejące rozwiązania.