Wirtualna asystentka – dlaczego warto zacząć współpracę?

Wirtualna asystentka/ wirtualny asystent to zawód zyskujący na popularności. Z wirtualną asystentką nie współpracują tylko firmy, ale także osoby indywidualne. Powód jest prosty – wsparcie wirtualnej asystentki daje sporo korzyści, co potwierdzają moi Klienci. W jaki sposób zacząć współpracę z wirtualną asystentką? Na czym polega zawód wirtualnej asysty? Poniżej postaram się rozwiać wszelkie wątpliwości.

Wirtualna asystentka – kim jest? 

Wirtualna asystentka to specjalistka, która służy swoją zdalną pomocą osobom potrzebującym wsparcia zawodowego. Jest asystentką zleceniodawcy (przedsiębiorcy lub osoby indywidualnej), ale jedynie wirtualnie. Co to oznacza w praktyce? Wirtualna asystentka odciąża zleceniodawcę z zadań, które można efektywnie wykonać na odległość. 

Zakres kompetencji wirtualnych asystentek jest bardzo szeroki i wciąż się powiększa. Wybierając wsparcie dla siebie należy sprawdzić dziedziny, którymi zajmuje się Wirtualna Asystentka. Nie ma bowiem ekspertów w każdym zakresie, asystentki specjalizują się np. w copywritingu, tworzeniu stron, tłumaczeniach, tworzeniu grafik i wideo, czy też kompleksowej obsłudze social mediów. Zastanów się, czego najbardziej potrzebujesz i tym kluczem poszukaj odpowiedniej wirtualnej asystentki dla siebie.

 

Jakie zadania zlecić wirtualnej asystentce?

Do najczęstszych zadań zlecanych wirtualnych asystentek należą:

• wprowadzanie danych
• research danych z różnych branż
• wyszukiwanie informacji w internecie i tworzenie raportów
• obsługa administracyjna firm
• przygotowywanie notatek, webinarów, podcastów
• tworzenie i edycja wideo
• kompleksowa obsługa Social Mediów Facebook Linkedin Instagram i inne
• obsługa narzędzi do e-mail marketingu
• tworzenie sekwencji mailingowych
• tworzenie i edycja różnego rodzaju poradników i szablonów
• organizacja imprez / wydarzeń / spotkań networkingowych
• oczyszczenie i zarządzanie skrzynką pocztową
• organizacja podróży służbowych
• edytowanie wpisów na blogu
• zarządzanie WordPressem
• edytowanie stron WWW
• graficzna obróbka dokumentów elektronicznych, e-booków, checklist
• tworzenie prostych grafik, infografik
• optymalizacja SEO wpisów blogowych
• obsługa platform kursowych
• wstępna selekcja i rekrutacja pracowników
• obsługa Klienta
• dodawanie produktów do sklepów internetowych
• pomoc w prowadzeniu webinarów oraz… wiele innych zadań, które klient chciałby oddelegować.

Jak i gdzie można znaleźć wirtualną asystentkę?

Niestety nadal niewielu przedsiębiorców wie, że może delegować zadania wirtualnej asystentce. Niewielu wie także, że taka forma wsparcia może być dla nich bardzo opłacalna. Gdy już posiądą tę wiedzę, pojawia się pytanie, jak i gdzie znaleźć wirtualną asystentkę? 

Wszystko zależy od tego, w jakim zakresie przedsiębiorca potrzebuje pomocy i jakie zadania ma zamiar delegować. Każda wirtualna asystentka ma swoją specjalizację, w której jest ekspertką, ale jednocześnie nie zamyka się na wykonywanie zadań z innych obszarów.

Dlatego warto pamiętać, aby w ogłoszeniu dotyczącym poszukiwania wirtualnej asysty do współpracy jasno określić, jakiej pomocy się oczekuje. Zamiast standardowej rekrutacji, przydatna może okazać się ankieta z kilkoma pytaniami, która znacznie skróci i uprości proces poszukiwań.

Gdy ogłoszenie jest już gotowe, pozostaje wybór odpowiednich miejsc do publikacji. Jednym z nich mogą być facebookowe grupy dla osób poszukujących pracy, freelancerów, albo konkretnie – wirtualnych asystentek. 

Z pomocą przychodzą także portale ogłoszeniowe dla pracowników zdalnych, np. useme.com. 

Jeżeli potrzebujesz kompleksowej pomocy, szukasz asystentki, która swoimi kompetencjami połączy kilka specjalizacji, lub Twoje potrzeby są niszowe, skorzystaj z bazy wirtualnych asystentek na portalu Asystentkowo. 

Jak sprawdzić kompetencje wirtualnej asystentki?

Po wstępnej selekcji zgłoszeń warto zaplanować proces rekrutacyjny:

• przygotować listę pytań o dotychczasowe doświadczenie, mocne strony, czy obszary i zakresy, w których dana asystentka się specjalizuje
• przygotować zadanie próbne, które pozwoli sprawdzić umiejętności i wiedzę kandydatki
• zastanowić się nad formą rekrutacji, wybrać platformę do rozmowy online.

Gdy plan rekrutacji jest już gotowy, czas przystąpić do działania. Spotkania rekrutacyjne Wirtualnych asystentek najczęściej odbywają się na Zoomie. Z mojego doświadczenia wynika, że podczas rozmowy rekrutacyjnej warto spytać asystentkę o referencje, a po spotkaniu – sprawdzić je. Taka wstępna weryfikacja może zaoszczędzić zlecającemu sporo czasu. 

Nie należy się także obawiać okresów próbnych – większość asystentek ma w swojej ofercie tzw. małe pakiety godzin. W ramach pakietu kilku – kilkunastu godzin zlecający może upewnić się, czy chce powierzyć swoje projekty wybranej asystentce, a współpraca (i przede wszystkim komunikacja) układa się dobrze.

Jaką formę współpracy z wirtualną asystentką najlepiej wybrać?

Najpopularniejszymi formami współpracy z wirtualnymi asystentkami są: umowa B2B oraz umowa cywilno-prawna. Czasami w ramach współprac asystentki korzystają także z portalu Useme, lub innych rozwiązań, które pozwalają im legalnie rozliczać swoją pracę, nawet gdy nie posiadają działalności gospodarczej. Dobór formy współpracy powinien być indywidualny i dopasowany do obu stron. 

Przy podejmowaniu współpracy i dopełnianiu formalności warto pamiętać także o umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych i jeśli to konieczne – umowie poufności. Ponadto w sytuacji gdy obie strony prowadzą działalność gospodarczą, asystentka i klient powinni wzajemnie przedstawić sobie klauzulę informacyjną RODO. Jeżeli zamiast umowy o współpracy strony podpisują umowę zlecenie, obowiązek związany z RODO leży po stronie zlecającego. 

 

Umowa z wirtualną asystentką – co powinna zawierać?

W umowie z wirtualną asystentką należy jasno określić ramy współpracy, sposób zlecania zadań i raportowania ich wykonania. Im będziemy bardziej precyzyjni, tym mniej niedomówień powstanie w trakcie współpracy. Kolejnym ważnym punktem na umowie jest wynagrodzenie, które może być godzinowe, ryczałtowe lub “za projekt”. Prócz wynagrodzenia bazowego warto uwzględnić także ewentualną stawkę godzinową, jeżeli np. projekt przekroczy szacowany zakres czasu.

W sytuacji, gdy wszystkie czynności wykonywane są za pośrednictwem Internetu, należy pamiętać o zawarciu w umowie zgody na wystawianie i doręczanie faktur elektronicznych. 

Jakie są główne korzyści wynikające ze współpracy z wirtualną asystentką?

Oszczędność czasu i pieniędzy

Delegując zadania, przedsiębiorca może skupić się na zadaniach, na których zarabia, które są dla niego priorytetem, (działaniami strategicznymi firmy).

Większość wirtualnych asystentek ma działalność gospodarczą i wystawia fakturę VAT. Dzięki temu można “wrzucić” usługi asystentki w koszty i zaoszczędzić na podatkach. W przeciwieństwie do zatrudniania pracownika na etat, wirtualnej asystentce zleceniodawca płaci wyłącznie za wykonaną pracę. 

Mniejsza odpowiedzialność

Kiedy zatrudnia się pracownika etatowego, bez względu na to, czy biznes funkcjonuje dobrze, czy nie, trzeba co miesiąc wypłacać stałą pensję. Jeśli jest to  biznes sezonowy, może to być dla firm zbyt duże obciążenie.

Podczas współpracy z wirtualną asystentką, deleguje się zadania tylko wtedy, kiedy faktycznie potrzebna jest pomoc.

Brak biura i elastyczność

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą często pracuje się z domu. Coraz bardziej popularne jest także prowadzenie zdalnych firm, które zatrudniają pracowników etatowych wyłącznie na odległość. Wirtualna asystentka wpasowuje się w ten model pracy, co znacząco zmniejsza koszt prowadzenia działalności.

Wszechstronność

Większość asystentek ma bardzo szeroki zakres umiejętności, dzięki czemu mogą pomóc z wieloma różnymi zadaniami. Dodatkowo wirtualne asystentki stale podnoszą swoje kwalifikacje. Często właśnie dlatego decydują się na ten rodzaj pracy – uwielbiają uczyć się nowych rzeczy, a ten zawód to umożliwia.